Sprawozdanie finansowe we wspólnocie mieszkaniowej

Jak powinno wyglądać sprawozdanie finansowe we wspólnocie?

Sprawozdanie finansowe musi być rzetelne, kompletne i czytelne. Powinno zawierać wszystkie wymagane przepisami prawa składniki, wskazując na rzeczywiste wpływy i obciążenia rachunku wspólnoty, zakres jej wydatków i środki pozostające do jej dyspozycji, stanowiące rzeczywistą relację zdarzeń z całego roku. Sposób przyjęcia sprawozdania finansowego ani jego treść nie może naruszać prawa, zasad zarządu nieruchomością wspólną ani interesu powoda.

Składniki sprawozdania

Przepisy prawa nie wskazują, jakie składniki należy wyodrębnić przy sporządzaniu sprawozdania finansowego. Na pewno podział przychodów i wydatków na poszczególne elementy powinien korespondować z planami gospodarczymi. Przyjęcie zaliczek na poczet wydatków, co do których konieczna jest uchwała właścicieli lokali np. wynagrodzenie zarządu lub zarządcy, powinno oznaczać, że te wydatki powinny być w sprawozdaniu finansowym wyodrębnione. Wyodrębnione powinny zostać także media zużywane przez właścicieli lokali, które wspólnota nie rozlicza jako koszty zarządu sensu stricto, tylko pośredniczy w ich zakupie przez właścicieli lokali.

Chodzi mi o takie media, w przypadku których właściciele nie posiadają odrębnych umów z dostawcami. Jest to zwykle zużycie wody i opłata za kanalizację, a także dostarczane ciepło do lokali. Na tych samych zasadach powinny być wyodrębnione opłaty za wywóz odpadów.

Nie wolno łączyć wynagrodzenia dla zarządcy / zarządu z innymi kosztami bieżącej eksploatacji. Ujęcie ich w jednej rubryce uniemożliwia właścicielom kontrolę wynagrodzenia zarządcy / zarządu. Tak samo w dość rzadkim przypadku, gdy członkowie zarządu nie pełnią swej funkcji w sposób bezpłatny tylko niezależnie od firmy administrującej otrzymują niezależne wynagrodzenia. Ich wynagrodzenia powinny być wyraźnie oddzielone, a w odrębnej uchwale rozdzielone ich obowiązki. W przypadku gromadzenia środków wspólnoty na różnych funduszach, każdy z nich musi być rozliczany osobno.

Wskazane jest także wyodrębnienie poszczególnych kategorii wydatków i przychodów: takich jak ubezpieczenie, utrzymanie zieleni, woda służącą podlewaniu zieleni i utrzymywaniu czystości nieruchomości wspólnej, energia elektryczna zużywana na rzecz nieruchomości wspólnej, ochrona, monitoring, podatek, windykacja, usługi prawne i koszty sądowe, sprzątanie, konserwacja wind, itp..

Po stronie przychodów z zaliczek uzyskanych od właścicieli warto wyodrębnić odsetki z rachunków oszczędnościowych, odsetki od zaległych płatności. Wszystko powyższe przyporządkowane do odpowiednich rubryk przychodów lub kosztów. Ze sprawozdania powinny wynikać także zobowiązania zaległe i przyszłe zarówno po stronie wspólnoty, jak i na jej rzecz. Czyli stan rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, jak również z właścicielami.

Ciągłość finansowa

Niezwykle ważne jest respektowanie zasady ciągłości finansowej. Sprawozdanie finansowe z poprzedniego roku powinno poprzez uzyskany wynik korespondować ze sprawozdaniem z obecnego roku.

Jakie przepisy obowiązują?

Zgodnie z art. 30 ust. 1-2 u.w.l. sprawozdanie zarządu powinno być przedmiotem każdego corocznego zebrania. Zgodnie zaś z art. 29 ust. 1 „zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.” Stosownie zaś z ust. 1a okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy.

Z powyższego wynika, że elementem albo oddzielną uchwałą obok sprawozdania zarządu powinno być także sprawozdanie finansowe. O ile sprawozdanie z zarządu może nastąpić w formie ustnej, sprawozdanie finansowe powinno mieć formę pisemną.

To, że wspólnota nie musi prowadzić księgi rachunkowej, nie oznacza, że przy prowadzeniu ewidencji nie obowiązują ogólne zasady ustawy o rachunkowości. Art. 2 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości przesądza, że wspólnota mieszkaniowa co do zasady podlega pod tę ustawę. Potwierdza to jednoznacznie orzecznictwo, w tym wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 marca 2021 r., I CSKP 45/21.

Zasady wynikające z ustawy o rachunkowości

Zastosowanie mają zasady ogóle z ustawy o rachunkowości takie jak obowiązek rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4), czy zasada zachowania ciągłości finansowej (art. 5). Przykładowo to ostatnie zagadnienie było omawiane w ww. wyroku Sądu Najwyższego z dnia 19 marca 2021 roku. Nieprzekonujący okazał się argument, że sprawozdania nie można było sporządzić w sposób rzetelny, kompletny i przejrzysty, z zachowaniem zasady ciągłości, z uwagi na uchylenie uprzednio podjętych uchwał. A zatem jeśli wspólnota raz lub przez jakiś okres zaniecha sporządzenia prawidłowego sprawozdania finansowego, będzie musiała to poprawić wstecz. Bez tego każde kolejne sprawozdanie może okazać się nieprawidłowe.

Sposób prowadzenia ewidencji można doprecyzować za pomocą uchwały właścicieli lokali (art. 22 ust. 3 pkt 10 u.w.l.) W orzecznictwie przyjmuje się, że właściciele mogą nawet w tym trybie narzucić na zarząd obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Konsekwencje nieprawidłowego sprawozdania finansowego

Z jednej strony przyjmuje się, że wadliwe sporządzenie takiego sprawozdania, nie musi pociągać za sobą podjęcia przez członków wspólnoty negatywnej decyzji co do sprawozdania z działalności zarządu. (wyrok Sądu Okręgowego w Świdnicy z dnia 5 maja 2021 r., I C 2058/20). Niemniej jednak obarczanie członków wspólnoty zaliczkami na koszty zarządu i fundusz remontowy w wysokości nie nadającej się do weryfikacji, z uwagi na podstawowe błędy sprawozdania finansowego, w sposób oczywisty godzi w interes członków wspólnoty i zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną. W takich wypadkach zatwierdzenie sprawozdania finansowego może zostać skutecznie zaskarżone. O konsekwencjach zaskarżenia uchwały o przyjęciu sprawozdania finansowego pisałem w artykule pn. Można zaskarżyć zatwierdzenie sprawozdania finansowego i udzielenie absolutorium zarządowi wspólnoty. Zachęcam do jego przeczytania.

Jak zapoznać się ze sprawozdaniem finansowym?

Dobrym zwyczajem jest rozsyłanie przez zarząd wspólnoty całego projektu uchwały o zatwierdzeniu uchwały o przyjęciu sprawozdania wraz z pełnym projektem sprawozdania. Nie jest to jednak obowiązek wynikający z ustawy. Zgodnie z art. 32 ust. 2 u.w.l. zarząd wspólnoty może poprzestać na wysyłaniu treści projektu tylko tych uchwał, które wpływają na prawa i obowiązki właścicieli. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego zazwyczaj takiego wpływu nie ma. Mimo wszystko zarząd powinien rozesłać porządek obrad z zaznaczonym punktem o przyjęciu sprawozdania finansowego (albo sprawozdania z zarządu, którego elementem jest sprawozdanie finansowe) i udostępnić te projekty na każde życzenie zarządu.

Zarząd ma obowiązek udostępnić przygotowany projekt sprawozdania niezwłocznie po jego sporządzeniu. Właściciele nie muszą zatem czekać z ogłoszeniem zebrania, aby się z nim zapoznać. Wynika to z prawa do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną, wynikającego z art. 27 u.w.l.

W przypadku gdyby uważał Pan lub uważała Pani, że w Pana/i wspólnocie rachunki są zbyt wysokie warto zainteresować się, na co wspólnota wydaje pieniądze. Prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego jest punktem wyjścia, aby planowo zaplanować zaliczki i wydatki na kolejny rok. Koniec lutego każdego roku to zatem odpowiedni czas, aby zainteresować się wydatkami wspólnoty i przygotować się na zebranie właścicieli, które zazwyczaj odbywa się w marcu, a nieraz w praktyce przesuwane jest na kwiecień. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zachęcam do kontaktu z moją Kancelarią.