Do ustanowienia służebności na nieruchomości wspólnej nie wystarczy uchwała wspólnoty, nawet gdy zostaje zaprotokołowana przez notariusza w formie aktu notarialnego.
Problem dotyczy to np. takiej sytuacji, gdy właścicielowi sąsiedniej działki służy prawo ustanowienia drogi koniecznej.
W przypadku, gdy wspólnota mieszkaniowa ma złożyć oświadczenie woli (np. zawrzeć umowę) wykraczającą poza czynności z zakresu zarządu musi to uczynić na podstawie pełnomocnictwa zawartego w uchwale wspólnoty. Zgodnie z art. 21 ust. 3 u.w.l. zarząd na podstawie pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 22 ust. 2, składa oświadczenia w celu wykonania uchwał w sprawach, o których mowa w art. 22 ust. 3 pkt 5, 5a i 6, ze skutkiem w stosunku do właścicieli wszystkich lokali. Część prawników przyjmuje, że powyższe wyliczenie spraw poprzez odwołanie się do art. 22 ust. 3 u.w.l. jest jedynie przykładowe. Sam art. 22 ust. 3 stanowi jedynie przykładowe wyliczenie czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu, więc trudno uzasadnić, dlaczego ustawodawca miałby utrudniać podejmowanie innych czynności przekraczających zwykły zarząd.
Jeśli natomiast, ściśle z literą prawa, przyjmiemy, że art. 21 ust. 3 u.w.l. zawiera katalog zamknięty czynności z zakresu zarządu nieruchomością wspólną, które zarząd wspólnoty może podjąć na podstawie pełnomocnictwa, to konsekwentnie przyjąć należy, że trybie przewidzianym w art. 21 ust. 3 u.w.l. nie może być udzielone pełnomocnictwo do złożenia przez zarząd oświadczenia w celu wykonania innych uchwał niż w nim wymienione.
To ostatnie, rygorystyczne stanowisko przyjął Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 5 lutego 2010 roku (uchwała SN, III CZP 127/09 – www.sn.pl). Potwierdził bowiem, iż na podstawie art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r., o własności lokali (tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903, ze zm.) wspólnota mieszkaniowa nie może udzielić zarządowi pełnomocnictwa do złożenia oświadczenia o ustanowieniu służebności drogowej.
Podobnie w postanowieniu z dnia 7 października 2011 roku (postanowienie SN, II CSK 23/11 – www.sn.pl) Sąd Najwyższy uznał, że złożenie oświadczenia o ustanowieniu służebności drogi koniecznej na nieruchomości wspólnej należy niewątpliwe do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. Czynność ta, prowadząca do obciążenia nieruchomości wspólnej służebnością, nie została wymieniona w katalogu zawartym w art. 21 ust. 3 u.w.l. Oznacza to, że na podstawie tego przepisu wspólnota mieszkaniowa nie może udzielić zarządowi pełnomocnictwa do złożenia oświadczenia o ustanowieniu służebności drogowej. O ile zatem czynność polegająca na dokonaniu obciążenia nieruchomości wspólnej ma być podjęta i skutecznie przeprowadzona, to – po wykluczeniu trybu określonego w art. 21 ust. 3 u.w.l. w zw. z art. 22 ust. 2 u.w.l. – pozostaje dokonanie jej zgodnie z art. 199 k.c.
Powyższa wykładnia stanowi duże utrudnienie dla wspólnot mieszkaniowych oraz ich sąsiadów, ponieważ do ważności umowy ustanowienia służebności wymaga złożenia oświadczenia woli lub udzielenia pełnomocnictwa przez wszystkich właścicieli lokali i to jeszcze w formie aktu notarialnego. Z tego powodu niekiedy łatwiejszą, a często jedyną możliwością ustanowienia służebności jest tryb sądowy.
Powyższe orzeczenia spotkały się z krytyką wielu prawników (np. glosa do uchwały SN – III CZP 127/09 K. Krupy Lipińskiej, M. Gutowskiego), jednak na chwilę obecną ie zanosi się na zmianę orzecznictwa.
Mając na uwadze ukształtowane orzecznictwo, podobny problem będzie dotyczył także ustanawiania innych służebności na części wspólnej np. służebności przesyłu.