Powstanie wspólnoty mieszkaniowej ma miejsce z chwilą pierwszego wpisu do księgi wieczystej wniosku notariusza po sporządzeniu i podpisaniu umowy o ustanowienie odrębnej własności pierwszego lokalu i przeniesienia jego własności na podmiot inny niż dotychczasowy właściciel nieruchomości gruntowej. Konstrukcja prawna wspólnoty ma bowiem sens w przypadku istnienia co najmniej dwóch współwłaścicieli. Wspólnotę mieszkaniową tworzy bowiem ogół właścicieli lokali, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 u.w.l. w razie wyodrębnienia własności lokali właścicielowi lokalu przysługuje udział w nieruchomości wspólnej jako prawo związane z własnością lokali. Nie można żądać zniesienia współwłasności nieruchomości wspólnej, dopóki trwa odrębna własność lokali. Zgodnie z ust. 2 nieruchomość wspólną stanowi grunt oraz części budynku i urządzenia, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali.
Tworzy się zatem podział na:
1. lokal wyodrębniony – lokal wraz z pomieszczeniami pomocniczymi i przynależnymi, który stanowi odrębną własność osoby która nabyła dany lokal w umowie o ustanowienie odrębnej własności lokalu, w raz z kolejnymi podobnymi umowami tych lokali może przybywać;
2. niewyodrębnione lokale – lokale mające status samodzielności, ale służące do użytku jedynie dotychczasowego właściciela całej nieruchomości, raz z pomieszczeniami pomocniczymi i przynależnymi – przysługują one dotychczasowemu właścicielowi nieruchomości, zgodnie z art. 4 ust. 1 u.w.l. dotychczasowemu właścicielowi nieruchomości przysługują co do tych lokali, takie same uprawnienia i obowiązki, jakie przysługują właścicielom lokali wyodrębnionych;
3. nieruchomość wspólna – współwłasność właściciela lokalu wyodrębnionego i dotychczasowego właściciela nieruchomości, są to klatki schodowe z korytarzami, windy, nieogrodzone tereny wokół budynku leżące w granicach nieruchomości, i inne służące wszystkim mieszkańcom pomieszczenia, rowerownie, suszarnie, korytarze piwnic itp.
Jak stwierdził Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 5 kwietnia 2012 roku, II CSK 432/11 (www.sn.pl – wyrok SN, II CSK 432/11) wpis do księgi wieczystej powstającej odrębnej własności lokalu tworzy nie tylko nowy stan prawny, ale również stan faktyczny. Powstaje nowy przedmiot majątkowy. Choć samodzielny lokal mieszkalny jest jedynie konstrukcją normatywną i faktycznie, w potocznym tego słowa znaczeniu nie jest rzeczą, to jednak z mocy fikcji prawej należy go traktować jak rzecz (przedmiot materialny). W tym sensie wpis do księgi wieczystej nie tylko kreuje nowe prawo rzeczowe (własność lokalu), ale również jego przedmiot (nieruchomość lokalową). Z chwilą wyodrębnienia (ustanowienia odrębnej własności) dochodzi do powstania w danej nieruchomości budynkowej swoistego podziału i powstania jakby kilku nieruchomości. I tak można wyróżnić nieruchomość lokalową powstałą w wyniku wyodrębnienia lokalu, nieruchomość w skład której wchodzą niewyodrębnione lokale oraz nieruchomość wspólną. Ta ostatnia nieruchomość, w skład której wchodzą elementy wspólne budynku oraz prawo do gruntu, formalnie nie jest wyodrębniona. Prawnie jednak istnieje i jest objęta ustawową współwłasnością. Udział w tej współwłasności jest ustawowo związany z własnością nieruchomości lokalowej.
Od momentu wpisu do księgi wieczystej właściciele lokali mogą podejmować uchwały w przedmiocie nieruchomości wspólnej i powinni wybrać zarząd w kształcie przewidziany w ustawie (art. 20 u.w.l.), bądź inaczej określić sposób zarządu (art. 18 u.w.l.) W przypadku czynności przekraczających zwykły zarząd konieczna jest uchwała. W przypadku małej wspólnoty mieszkaniowej (do 7 samodzielnych lokali) zarząd nieruchomością wspólną opiera się na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym, tak jak w przypadku współwłasności rzeczy.
Prawotwórczy charakter ma jedynie wpis pierwszego właściciela lokalu – w sensie prawnym lokal powstaje z chwilą uprawomocnienia się pierwszego wpisu w księdze wieczystej, a dokładniej – zgodnie z art. 29 KWU – z mocą wsteczną od chwili złożenia wniosku o wpis. Tak więc lokal istnieje już w istocie od chwili złożenia wniosku o wpis do księgi wieczystej (por. wyr. SN z 26.1.1981 r., III CRN 283/80, OSNC 1981, Nr 10, poz. 195, oraz post. SN z 26.6.2001 r., I CA 1/01, OSNC 2002, Nr 2, poz. 26).
Zazwyczaj wniosek o wpis do księgi wieczystej (do księgi wieczystej dotychczasowej nieruchomości gruntowej z wnioskiem o założenie nowej księgi wieczystej dla lokalu) składany jest przez notariusza przy pierwszej umowie ustanowienia odrębnej własności lokalu. W praktyce, w 99 % przypadków data powstania wspólnoty mieszkaniowej to data zawarcia aktu pomiędzy deweloperem a pierwszym nabywcą (nie umowy deweloperskiej tylko końcowej (przyrzeczonej, formalnie nazywającej się umową ustanowienia odrębnej własności lokalu). Po tym akcie deweloper może wraz z pierwszym nabywcą podjąć pierwsze uchwały w przedmiocie funkcjonowania nowej wspólnoty.