Właściciel lokalu ma prawo do otrzymywania kopii uchwał wspólnoty mieszkaniowej. Prawo do kopii, także do wglądu i wykonania fotokopii aparatem fotograficznym przysługuje stosownie do rozwiązań organizacyjnych związanych z zarządem nieruchomości. Uprawnienia właściciela lokalu wywodzi się z jego ogólnego prawa do kontroli działalności zarządu. Dostęp do dokumentów nie powinien być ograniczany, jeśli nie wynika to z możliwości technicznych lub innych przepisów prawa.
Jak można przeczytać w uzasadnieniu wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 26 czerwca 2008 roku, I ACa 1382/07, „… obowiązujące przepisy ustawy o własności lokali nie stanowią podstawy do całkowitego i bezwarunkowego pozbawienia członka wspólnoty prawa do otrzymania kserokopii dokumentacji związanej ze sprawowaniem zarządu nieruchomością wspólną. Za dopuszczalne należy uznać natomiast co do zasady wprowadzenie określonych rozwiązań organizacyjnych związanych z technicznymi aspektami realizacji uprawnień kontrolnych, w związku z koniecznością przygotowania określonych dokumentów (odszukania ich i usystematyzowania) oraz wykonania odpisów lub kserokopii, przy uwzględnieniu technicznych i kadrowych możliwości zarządu lub zarządcy danej wspólnoty oraz zatrudnionych przez nich pracowników, a także kosztów powstałych z tego tytułu. W praktyce funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych powstaje problem pogodzenia wykonywania przez właściciela czynności kontrolnych z czynnościami związanymi z zarządem nieruchomością. Niewątpliwie prawo właściciela powinno być wykonywane w sposób rozsądny. Nie może ono utrudniać ani tym bardziej uniemożliwiać normalnych czynności związanych z zarządzaniem nieruchomością. Dlatego w uchwale dotyczącej tej kwestii należy zdefiniować kryteria dostępu do dokumentacji, stanowiące skuteczny środek zapobiegawczy wobec zjawisk ewentualnego pieniactwa (por. Wiesław Sługiewicz – Glosa do postanowienia Sądu Najwyższego z dnia 5 października 2006 r., Rejent nr 2 z 2008 r., s, 162 – 171).”
Sprawa dotyczyła uchwały, która uszczegóławiała prawa członka wspólnoty do kontroli działalności zarządu. W uchwale znalazło się między innymi postanowienie dotyczące przeglądania wszelkiej dokumentacji dotyczącej wspólnoty. Wprowadzała ona zakaz kserowania oraz umożliwiała wgląd do dokumentacji jak i wykonywanie innych czynności z zakresu działalności zarządu jedynie po uprzednim zawiadomieniu na 14 dni przed datą kontroli. Uchwała została w tym zakresie uznana za sprzeczną z art. 27 i art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali.
Problem prawny związany z prawem do kopii lub samego przeglądania dokumentacji wspólnoty wynika z faktu, iż ustawodawca nie przewidział w tym zakresie żadnych szczególnych regulacji w ustawie. Wszelkie uprawnienia właściciela lokalu wynikają z art. 29 ust. 3 u.w.l. określającego lakonicznie prawo każdego właściciela lokalu do kontroli działalności zarządu, a ewentualnie także z art. 27 tej ustawy dotyczącego prawa i obowiązku współdziałania w zarządzenie nieruchomością wspólną. Nie zostało w szczególności określone jakie dokumenty są potrzebne do wykonywania tej kontroli. Czy są to wszystkie dokumenty podpisywane przez zarząd wspólnoty, czy tylko określone z uwagi na potrzebę zapewnienia ochrony praw osób trzecich? Nie zostało też określone, w jakiej postaci mogą być wydawane dokumenty (np. w formie odpisów poświadczonych za zgodność, kserokopii, kserokopii elektronicznych, tzw. skanów, czy jedynie umożliwione fotografowanie dokumentów). Nie zostało także wyraźnie ustalone, kto ma ponosić koszty powstałe z tego tytułu. W doktrynie uprawnienie do zaznajomienia się z dokumentacją przez członka spółdzielni, wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czy członka wspólnoty mieszkaniowej nazywane jest uprawnieniem informacyjnym. W orzecznictwie uznaje się natomiast, iż w żądaniu członka wspólnoty mieszkaniowej udostępnienia mu przez wspólnotę dokumentacji dotyczącej nieruchomości wspólnej niewątpliwie dominują elementy ochrony interesów majątkowych właściciela lokalu.
Wydaje się, że odmowa dokumentów lub ich części mogłaby być uzasadniona tylko w wyjątkowych przypadkach, jeśli inny przepis prawny nakazuje ochronę przetwarzanych przez wspólnotę informacji np. dokument zawiera dane osobowe osób trzecich niebędących współwłaścicielami lokali i nieświadczących w ramach działalności gospodarczej żadnych usług. Zarząd powinien umożliwiać zapoznanie się z dokumentami poprzez ich wgląd lub samodzielne wykonanie fotografii. Powinien także w ramach możliwości wydawać kopie lub odpisy. Rozsądne jest jednak wprowadzenie opłat, jeśli uczynienie zadość żądaniu właściciela lokalu połączone jest z dużymi kosztami lub ze znacznym obciążeniem zarządu lub personelu firmy administrującej, np. wykonanie znacznej ilości kserokopii. Znaczenie ma też, czy zarządcą jest profesjonalna firma zajmująca się administrowaniem nieruchomości lub też zarząd korzysta z usług takiej firmy. W takim wypadku za większymi obciążeniami z tytułu zarządu nieruchomością wspólną powinien iść w parze także łatwiejszy techniczny dostęp do informacji i dokumentów.