Obowiązki nowo powstałej wspólnoty mieszkaniowej

Nowo powstała wspólnota mieszkaniowa powinna dopełnić szeregu obowiązków, od wyboru zarządu bądź zarządcy, który reprezentuje wspólnotę mieszkaniową po formalności związane z prawidłowym funkcjonowaniem wspólnoty. W tym wpisie przedstawimy podstawowe informacje dotyczące powstania wspólnoty mieszkaniowej, dokumentów w niej występujących oraz obowiązkach administracyjno-podatkowych wspólnoty mieszkaniowej.

Powstanie wspólnoty mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa powstaje ex lege czyli z mocy prawa w chwili wyodrębnienia pierwszego lokalu. W inwestycjach deweloperskich ma to miejsce zazwyczaj w dacie zawarcia umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu z pierwszym nabywcą. Więcej o dacie powstania wspólnoty znajdziesz w osobnym artykule adw. Jana Jakuba Jańczaka. Nie ma żadnego znaczenia czy pierwszy wyodrębniony lokal jest mieszkalny czy jest to lokal o innym przeznaczeniu np. garaż podziemny.

Zgodnie z art. 6 ustawy o własności lokali wspólnotę mieszkaniową stanowi ogół właścicieli lokali (wyodrębnionych i niewyodrębnionych) związanych węzłem współwłasności w części wspólnej nieruchomości. Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy prawa i nie ulega wątpliwości, że powstanie wspólnoty mieszkaniowej nie jest uzależnione od podjęcia w tym przedmiocie uchwały (por. wyrok NSA z 21.06.2006r., II OSK 909/05). W praktyce wyróżniamy dwa podstawowe typy wspólnot tj: mała wspólnota oraz duża wspólnota. Głównym czynnikiem rozróżniającym wspólnoty jest liczba lokali w danej wspólnocie.

Charakter prawny wspólnoty mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa nie ma osobowości prawnej, mianowicie żaden przepis ustawy o własności lokali bądź też inny szczególny przepis nie przyznaje osobowości prawnej wspólnocie mieszkaniowej.

Wspólnota mieszkaniowa nie jest także przedsiębiorcą. Warunkami koniecznymi do stwierdzenia, że dana działalność ma cechy działalności gospodarczej, są zarobkowość, zorganizowanie oraz ciągłość działalności (por. wyrok WSA w Poznaniu z 28.04.2009 r., III SA/Po 374/08). Działalność wspólnoty mieszkaniowej ukierunkowana jest na zarządzanie nieruchomością wspólną, jednak nie ogranicza to wspólnoty mieszkaniowej w podejmowaniu działalności zarobkowej, a wynika to wprost z analizy art. 12 ust. 2 ustawy o własności lokali w którym mowa jest o dodatkowych przychodach wspólnoty mieszkaniowej.

Przykładami działalności zarobkowej wspólnoty mieszkaniowej są:

• Umieszczenie reklam na ścianie budynku
• Najem części nieruchomości wspólnej

Zarząd nieruchomością wspólną

Przede wszystkim nowe wspólnoty mieszkaniowe powstają w skutek realizacji inwestycji deweloperskich. W praktyce deweloper przenosząc własność pierwszego wyodrębnionego lokalu w umowie określa sposób zarządu nieruchomością wspólną. Wspólnota może w dowolnym momencie zmienić sposób zarządu nieruchomością wspólną na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Sposób zarządu nieruchomością ujawnia się w dziale III Księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości wspólnej i odnosi skutek względem każdego nabywcy lokalu w danej nieruchomości.

Zarządzanie nieruchomością wspólną można powierzyć osobie fizycznej bądź osobie prawnej.

W praktyce najczęściej zarząd nieruchomością wspólną powierza się wyspecjalizowanemu podmiotowi gospodarczemu, który zajmuje się zarządzaniem nieruchomościami.

Na marginesie dodamy, że przed nowelizacją ustawy o gospodarce nieruchomościami zawód zarządcy nieruchomościami wymagał ukończenia studiów podyplomowych oraz zdania egzaminu państwowego. Obecnie przepisy nie regulują jakie warunki trzeba spełnić, aby wykonywać zawód zarządcy nieruchomości.

Warto jest podkreślić dość istotną różnicę pomiędzy zarządem wspólnoty mieszkaniowej a zarządcą nieruchomości. Zarząd ustanowiony w trybie art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali, jest organem wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz. Natomiast zarządca nieruchomości, powołany w trybie art. 18 ust. 1 powołanej ustawy, nie jest jej organem, lecz osobą, która wykonuje czynności faktyczne związane z nieruchomością i prawne na podstawie uchwały właścicieli lokali, gdyż nie ma ustawowej delegacji do reprezentowania wspólnoty. (vide Wyrok NSA z 16.12.2008 r., II GSK 583/08, LEX nr 475433).

Kwestia wyboru przez członków wspólnoty modelu zarządzania nieruchomością wspólną ma daleko idące konsekwencje na działalność wspólnoty mieszkaniowej. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 17.03.2015 r., VI ACa 1428/14 dość jasno wskazał różnice między zarządcą a zarządem wspólnoty mieszkaniowej.

„W przypadku powierzenia zarządu na podstawie art. 18 u.w.l. osobie fizycznej lub prawnej, zakres jego umocowania powinien wynikać z umowy (ustawę stosujemy jedynie posiłkowo w zakresie nieuregulowanym), natomiast w przypadku zarządu ustawowego powoływanego w sposób wynikający z art. 20 u.w.l. kompetencje zarządu wynikają wprost z przepisów ustawy. W przypadku zarządu (zarządcy) wybranego na podstawie art. 18 u.w.l. mamy do czynienia z reprezentacją powierniczą, która polega na powierzeniu osobie trzeciej kompetencji do składania oświadczeń woli we własnym imieniu, ale ze skutkiem prawnym dla wspólnoty mieszkaniowej. Ustanowiony w ten sposób zarządca nie jest organem wspólnoty, lecz odrębnym wobec niej podmiotem, a podstawą prawną reprezentacji jest instytucja przedstawicielstwa. Konsekwencją przyjęcia takiego poglądu jest konieczność uzyskania przez zarządcę wyraźnego pełnomocnictwa materialnego i procesowego, które może być zawarte w umowie lub odrębnym dokumencie. Natomiast w razie powierzenia zarządu osobie fizycznej na podstawie art. 20 ust. 1 u.w.l. osoba ta staje się organem wspólnoty i dokonuje czynności w imieniu wspólnoty, a nie w imieniu własnym. Jej upoważnienie do reprezentacji wspólnoty i kompetencje wynikają wprost z przepisów ustawy. Zmiana osoby wchodzącej w skład zarządu wybranego na podstawie art. 20 u.w.l., niezależnie od tego czy jest to osoba z grona właścicieli czy też spoza nie wymaga protokołowania uchwały przez notariusza.”

Dokumenty występujące we wspólnocie

Dobrze jest uchwalić od razu regulamin porządku domowego, który będzie określał godziny ciszy nocnej, czy zasady współkorzystania z nieruchomości wspólnej.

Dla poprawności i przejrzystości rozliczeń rachunkowych przyda się uchwała o zakresie i sposobie prowadzenia ewidencji pozaksięgowej. Wspólnota może dodatkowo prowadzić i pełną księgowość, ale w konsekwencji wzrosną wtedy koszty jej prowadzenia.

Warto od razu usprawnić system głosowania we wspólnocie precyzując zasady głosowania w sposób elektroniczny. Choć nie jest to warunek konieczny, z pewnością wyeliminuje on związane z takim głosowaniem niejasności. Podobnie, można określić w jaki sposób właściciele otrzymują od zarządu istotne informacje i dokumenty.

Niektóre wspólnoty określają także zasady prowadzenia windykacji roszczeń oraz pobierania wyższych niż ustawowe odsetek od nieterminowo uiszczanych należności.

Celowe jest też podjęcie uchwały o uchwaleniu pierwszego planu gospodarczego oraz o zaliczkach na utrzymanie nieruchomości wspólnej i fundusz remontowy. Dobrze, aby wspólnota od pierwszych miesięcy dysponowała środkami na jej utrzymanie lub ewentualne, nagłe remonty. Wskazane jest też określenie zaliczek na media – w przypadku, gdy wspólnota pośredniczy w nabywaniu określonych mediów np. jest stroną umowy o zaopatrywanie w wodę z przedsiębiorstwem wodociągowym.

Niektóre wspólnoty przyjmują nadto statut. Dokument taki stanowi zazwyczaj powtórzenie najważniejszych przepisów ustawowych, przy czym część praw i obowiązków właścicieli można w takim statucie doprecyzować. Nie ma uzasadnienia prawnego dla uchwalenia statutu wspólnoty mieszkaniowej jako warunku koniecznego działalności wspólnoty mieszkaniowej, ponieważ działa na podstawie ustawy o własności lokali. Ustawa ta, pomimo że jest dość lakoniczna, stanowi kompletny zbiór przepisów wystarczających do jej funkcjonowania.

Wola członków wspólnoty odzwierciedlana jest w uchwałach wspólnoty mieszkaniowej podejmowanych w określony sposób o czym można przeczytać tutaj https://prawomieszkaniowe.com/wlasciciel-glos-tryb-podejmowania-decyzji-wspolnocie-mieszkaniowej/. Jako członkowie nie musimy się zgadzać z każdą przyjętą uchwałą wspólnoty mieszkaniowej i mamy prawo do zaskarżenia jej do sądu. Sposób zaskarżenia uchwał wspólnot mieszkaniowych przedstawiliśmy we wpisie: https://prawomieszkaniowe.com/zaskarzenie-uchwal-wspolnoty-mieszkaniowej/

Rachunek bankowy wspólnoty mieszkaniowej

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej bądź zarządca zobowiązany jest dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy. Taka zasada wynika wprost z art. 30 ust. 1 ustawy o własności lokali. Jak wskazuje w uzasadnieniu wyroku z 30.10.2018 r., II Ca 881/18 Sąd Okręgowych w Kielcach.

„dokonywanie przez członków wspólnoty wpłat zaliczek na koszty funkcjonowania wspólnoty na specjalnie w tym celu założony rachunek bankowy i obowiązek prowadzenia przez wspólnotę rozliczeń finansowych wyłącznie za pośrednictwem tego konta miały na celu zapewnienie przejrzystości przepływów finansowych.”

Ponadto zarząd zobligowany jest do składania sprawozdań ze swojej działalności oraz przynajmniej raz w roku ma zwołać zebranie ogółu właścicieli.

Rejestracja statystyczna – REGON

Zgodnie z art. 30 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 773) podmioty gospodarki narodowej są obowiązane do:

1) posiadania numeru identyfikacyjnego krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej i posługiwania się nim przy przekazywaniu danych wykorzystywanych dla celów statystycznych

2) stosowania w prowadzonej ewidencji, dokumentacji oraz rachunkowości standardów klasyfikacyjnych

3) przekazania nieodpłatnie danych dotyczących prowadzonej działalności.

Złożenie wniosku o rejestrację statystyczną nie podlega opłacie i może być dokonane w formie elektronicznej.

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 30.11.2015 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń (§ 7 pkt 1 b i § 7 pkt 2 m) wspólnoty mieszkaniowe, oznacza się kodem z tytułu formy prawnej jako kod 2, podgrupa „wspólnoty mieszkaniowe (kod 085)”.

Ustawa przewiduje sankcję karną, kare grzywny w przypadku niezrealizowania wymogów określonych przepisami ustawy o statystce publicznej.

Rejestracja podatkowa – NIP

Na wspólnocie mieszkaniowej ciąży także obowiązek rejestracji podatkowej.

Wspólnota mieszkaniowa dokonuje zgłoszenia identyfikacyjnego na druku NIP-2. Wzory formularzy zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z 27.12.2018 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających Dz.U. poz. 2496.

Należy podkreślić, iż dane podatkowe powinny być na bieżąco aktualizowane. Naruszenie obowiązku rejestracji podatkowej, a także aktualizacji zgłoszenia jest wykroczeniem skarbowym zagrożonym karą grzywny (art. 48 § 1 k.k.s., oraz art. 81 § 1 k.k.s.)

Wspólnota mieszkaniowa jako osoba ustawowa jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Potwierdzeniem powyższego jest uzasadnienie orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego.

„Wspólnota mieszkaniowa, o której mowa w art. 6 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali jest, jako jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej z mocy art. 1 ust. 2, art. 3 ust. 1, art. 7 ust. 1 i 2 u.p.d.o.p. podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych” (wyrok NSA z 17.07.2008 r., II FSK 588/07, LEX nr 400085).

Podatek VAT we wspólnocie mieszkaniowej

Uiszczane należności na rzecz pokrycia kosztów związanych z zarządem nieruchomością wspólną nie są objęte przepisami ustawy o VAT. Jednakże odsprzedawanie mediów do poszczególnych lokali jak również świadczenie innych usług na rzecz tych lokali może powodować, że wspólnota mieszkaniowa nie będzie podlegać w całości zwolnieniu przedmiotowemu. Będzie traktowana w zakresie podatku VAT tak jak inne podmioty gospodarcze.

Wszystkie podmioty gospodarcze zobowiązane są dokonać zgłoszenia rejestracyjnego VAT. Istotnie trzeba wskazać na regulację art. 113 ustawy o VAT, która dopuszcza zwolnienia podmiotowe. Mając na uwadze powyższe uregulowania wspólnota mieszkaniowa może być czynnym płatnikiem podatku VAT.

Dopełnieniem kwestii formalnych związanych z rozliczeniami podatków we wspólnocie mieszkaniowej jest zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o metodzie rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych.

Rejestracja w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych

Wspólnota mieszkaniowa, która zatrudnia pracowników do prac związanych z utrzymaniem porządku nieruchomości wspólnej ma obowiązek rejestracji wspólnoty mieszkaniowej w ZUS. W sytuacji zatrudniania pracowników pełni funkcję płatnika składek.

Reasumując na wspólnoty mieszkaniowe nałożony jest szereg obowiązków wynikających z różnych podstaw prawnych. Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania wspólnoty leży w interesie wszystkich członków wspólnoty. Jeżeli potrzebujesz pomocy w sprawie dotyczącej funkcjonowania Twojej wspólnoty mieszkaniowej zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.