Zawiadomienie o walnym zgromadzeniu w spółdzielni mieszkaniowej

Trwa okres walnych zgromadzeń w spółdzielniach mieszkaniowych. Niestety przepisy regulujące te zagadnienia są często niejasne. Dziś chciałbym przedstawić kilka problemów dotyczących zawiadomienia o walnym zgromadzeniu.

Zgodnie z art. 8[3] ust. 6 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych o czasie, miejscu i porządku obrad walnego zgromadzenia lub jego części zawiadamia się wszystkich członków na piśmie co najmniej 21 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części. Zawiadomienie powinno zawierać czas, miejsce, porządek obrad oraz informację o miejscu wyłożenia wszystkich sprawozdań i projektów uchwał, które będą przedmiotem obrad oraz informację o prawie członka do zapoznania się z tymi dokumentami.

Przede wszystkim o walnym zgromadzeniu zawiadamia się na piśmie. Mogło to by oznaczać, że spółdzielnia powinna każdemu członkowi wysłać zawiadomienie na poczcie albo co najmniej do skrzynki. Byłoby to dość kłopotliwe dla dużych spółdzielni. Orzecznictwo sądowe jest w tym względzie liberalne i dopuszcza możliwość wywieszenia pisemnego zawiadomienia w widocznym i ogólnodostępnym miejscu na przykład na tablicach ogłoszeń umieszczanych na klatkach schodowych budynków spółdzielczych oraz w siedzibie Spółdzielni, o ile tak zostało zapisane w Statucie Spółdzielni (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 czerwca 2011 r., V CSK 405/10, www.sn.pl). Z kolei nie można przypisać charakteru zawiadomienia zamieszczanie ogłoszenia w biuletynie informacyjnym spółdzielni, gdyż pismo takie ma charakter wyłącznie informacyjny. (orzeczenia.ms.gov.pl – wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie – I ACa 930/12)

Kolejny problem to brak wyraźnie wskazanego terminu na wyłożenie sprawozdań finansowych Spółdzielni. Wskazane jest aby członkowie Spółdzielni głosujący za uchwałami mieli możliwość zapoznania się z tym dokumentem ze znacznym wyprzedzeniem. Tymczasem ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych w ustępie 10 art. 8[3] przewiduje jedynie 14-dniowy termin na przedłożenie projektów uchwał. Mimo to uważa się, że sprawozdanie finansowe powinno być wyłożone już w momencie zawiadomienia o walnym zgromadzeniu. Podstawą tego twierdzenia jest art. 8[3] ust. 6 u.s.m. i uznanie tego przepisu za całość normatywną, zawartą w obu zdaniach, z których w pierwszym jest podany minimalny termin odnoszący się do wszystkich elementów i czynności jakie wynikają z zawiadomienia. W zdaniu tym jest mowa o sposobie, formie i minimalnym terminie podania do wiadomości wszystkich członków spółdzielni mieszkaniowej, że w określonym czasie i miejscu oraz ze wskazanym porządkiem obrad odbędzie się walne zgromadzenie członków jako organu spółdzielni. Sposobem tym jest zawiadomienie, znane w doktrynie jako jedno ze zdarzeń prawnych, mające mieć w tym wypadku pisemną formę i jest dokonane wobec adresatów co najmniej na 21 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części. W zdaniu drugim chodzi o to, że zawiadomienie to ma trzy obligatoryjne części: pierwszą, w której zawiera się wspomniane w poprzednim zdaniu ust. 6 podanie czasu, miejsca i porządku obrad zgromadzenia, drugą, którą stanowi informacja o tym, gdzie wyłożone są wszystkie sprawozdania i projekty uchwał, będące przedmiotem obrad zgromadzenia, oraz trzecią, w której zawiera się informację dla członków, że mają prawo zapoznać się z wyłożonymi dokumentami, to znaczy sprawozdaniami i projektami uchwał. Odnośnie do projektów uchwał, to przynajmniej ich część, już gotowa może od razu być dostępna, a część dopiero później, ale co najmniej na 14 dni przed terminem walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części, o czym stanowi wspomniany art. 83 ust. 10 u.s.m. W tym terminie zostaną też wyłożone projekty uchwał członków spółdzielni, którzy zgłosili je najpóźniej poprzedniego dnia, to znaczy do 15 dni przed dniem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części (art. 8[3] ust. 11 u.s.m.). Jak z tego widać, dla zachowania terminu wyłożenia sprawozdań nie ma znaczenia w tej propozycji wykładni art. 83 ust. 6 u.s.m. termin określony do wyłożenia projektów uchwał w art. 8[3] ust. 10 tej ustawy. (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 maja 2015 r., II CSK 512/14, www.sn.pl)

Warto wskazać jeszcze, że nie zawsze błędy w zawiadomieniu o walnym zgromadzeniu będą skutkować automatycznym uchyleniem podjętych na nim uchwał i zaskarżonych do sądu. Jak zauważył Sąd Apelacyjny we Wrocławiu w (wyroku z dnia 9 maja 2013 roku, I ACa 406/13, orzeczenia.ms.gov.pl) nieuprawnione jest twierdzenie, że to jedynie na spółdzielni ciąży obowiązek prawidłowego postępowania, a członkowie spółdzielni wykorzystując nieprecyzyjną regulację w zakresie zawiadamiania członków spółdzielni o obradach walnego zgromadzenia, mogą wykorzystywać ją do zwalczania podjętych przez spółdzielnię uchwał. Wskazać z całą stanowczością należy, że wymóg należytej staranności ciąży zarówno na spółdzielni, jak i na jej członkach.